RM/Realisaties/Online reservatiesysteem

Software · Operationele tools

Online reservatiesysteem
— Quoidbach SRL

Een afsprakensysteem op maat voor bandenmontage — in productie sinds 2013, voortdurend onderhouden en uitgebreid.

Klant Quoidbach SRL
Domein Software · Operationele tools · Systeemintegratie
Status In productie sinds 2013 — 99,9 % beschikbaarheid — actieve ontwikkeling
Scope Ontwikkeling · Uitrol · Hosting · Onderhoud · Evolutie

Context

Een seizoensgebonden activiteit met een echt planningsprobleem

Bandenmontage is sterk seizoensgebonden — de wissel van zomer naar winter en van winter naar zomer zorgt voor een geconcentreerde golf afspraken in korte tijd. Dat volume met de hand beheren veroorzaakt wrijving: wachttijden, dubbele boekingen, gemiste tijdslots en klanten die afhaken.

Quoidbach had een online reservatiesysteem nodig dat zowel particulieren als bedrijfsaccounts aankan — inclusief leasingmaatschappijen met specifieke afspraken en externe servicelocaties.

De kernbeperking: alles moest synchroniseren met bestaande interne beheersoftware die niet ontworpen was voor externe integratie.

Architectuur van het reservatiesysteem

De moeilijkheid

Integratie met een verouderd systeem

De interne beheersoftware biedt enkel een XML-interface, met strenge limieten op het aantal verzoeken en zonder gemeenschappelijke identificatoren. Online boekingen synchroniseren met manuele invoer aan de balie vroeg om een reconciliatielaag die rond die beperkingen werkt zonder het bronsysteem te overbelasten.

Conflictoplossing

Wanneer een tijdslot manueel aan de balie geboekt wordt terwijl een klant online hetzelfde tijdslot aan het boeken is, detecteert het systeem dat vóór de bevestiging en vraagt het de klant een ander tijdslot te kiezen. Geen dubbele boekingen — en in de praktijk komt het zelden voor.

Verschillende klanttypes

Particulieren, bedrijven, leasingcontracten, externe servicelocaties met een eigen kalender — elk ziet enkel de werkposten en tijdslots die op hem van toepassing zijn, binnen hetzelfde systeem.

Oplossing

Gebouwd rond hoe het bedrijf echt werkt

In plaats van het bedrijf te dwingen zich aan te passen aan een generieke reservatietool, werd het systeem ontworpen rond het werkelijke operationele model van Quoidbach — inclusief de eigenaardigheden van hun interne software en de specifieke noden van elk klantsegment.

Bedrijven en leasingaccounts loggen gewoon in en zien de werkposten die voor hen beschikbaar zijn. Externe servicelocaties hebben hun eigen kalender, beheerd vanuit dezelfde interface.

De synchronisatielaag bevraagt het interne systeem binnen zijn limieten, houdt een lokale toestand bij en lost conflicten op met een deterministisch prioriteitsmodel — manuele invoer aan de balie heeft voorrang, online boekingen worden vastgehouden tot ze veilig bevestigd zijn.

Technisch toepassingsgebied

Integratie

XML-synchronisatie met verouderde interne software. Bevraging binnen de limieten, beheer van een lokale toestand.

Conflictoplossing

Manuele invoer aan de balie heeft voorrang; conflicterende online boekingen worden vóór bevestiging onderschept. Geen dubbele boekingen.

Klanttypes

Particulier, bedrijf, leasing — elk ziet de werkposten die voor hem beschikbaar zijn.

Meerdere locaties

Externe servicelocaties met onafhankelijke kalenders, beheerd vanuit één interface.

Technologie

Python / Django sinds 2017 — daarvoor Clojure / ClojureScript. Zelf gehost, uitgerold en volledig onderhouden.

Live systeem

In productie sinds 2013. calendar.quoidbach.com ↗

Geschiedenis

Dertien jaar, drie architecturen

Het systeem is meegegroeid met het bedrijf — en werd herbouwd toen het bedrijf eronder veranderde.

2013

Een eerste versie

Online boeken voor één werkpost, per e-mail doorgestuurd naar het bandencentrum. De eerste les kwam snel: wanneer klanten boeken en het centrum de afspraken beheert, loopt alles beter.

Clojure — browser en backend

2015

Integratie

Geïntegreerd met de eerste specifieke beheersoftware van het centrum. Twee werkposten, waarvan één voorbehouden aan bedrijven. Dagen openen of sluiten met enkele klikken, en wagenparken krijgen een eigen toegang.

Clojure + ClojureScript / Om

2017

De herbouw

Het centrum stapt over op andere beheersoftware — de gelegenheid om alles te herdenken: geavanceerd wagenparkbeheer, bevestiging en annulering van afspraken, controles voor voertuigen die het systeem niet kent. Afgestemd op de hoofdwebsite.

Python / Django

2018–2025

Prestaties

Doorlopende verbeteringen aan de backend en prestatiewinst. De enige grote storing in dertien jaar: de heropening na de COVID-lockdown, toen bandencentra bij de eerste zaken waren die opnieuw opengingen en de toeloop het systeem van een partner platlegde.

2026

Openingsuren

Volledig beheer van gedifferentieerde openingsuren, gesynchroniseerd met de planning van de werkposten.

Resultaat

13 jaar in productie

Het systeem draait ononderbroken sinds 2013 en verwerkt de volledige seizoensdrukte bij elke bandenwissel. Elke wissel brengt een golf boekingen — meer dan 2.000 in het voorjaar van 2026 alleen — en het centrum werkt met een planning in plaats van een wachtrij, zelfs op het drukste moment van het seizoen.

Het werd vele keren uitgebreid naarmate het bedrijf evolueerde — nieuwe bedrijfsaccounts, nieuwe servicelocaties, nieuwe regels voor openingsuren — en één keer herbouwd, in 2017, toen het centrum van beheersoftware veranderde.

13

jaar ononderbroken in productie

99.9%

beschikbaarheid sinds 2013

2,000+

boekingen tijdens de bandenwissel van het voorjaar 2026

← Vorig project Onderwater-ROV Terug naar Alle projecten